Aviso de Privacidad

Este Aviso explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puedes controlarlos. Está redactado conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su Reglamento.

Lo más importante en una frase: los datos de tus clientes o pacientes que cargas en ProMe son tuyos, no nuestros. Tú decides qué se guarda y para qué; nosotros solo los procesamos por instrucción tuya. Eso significa que tú necesitas tu propio aviso de privacidad frente a ellos. Lo explicamos en la sección 2.

1. Quién es responsable

David Barrios Hernández, persona física con actividad empresarial, con domicilio para oír y recibir notificaciones en materia de datos personales en Circuito Aracena I 100-A, Lomas del Tecnológico, C.P. 78215, San Luis Potosí, S.L.P., que opera la plataforma ProMe (el “Servicio”), es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en este Aviso.

Puedes contactarnos para cualquier tema de privacidad en privacidad@prome.com.mx.

2. Dos relaciones distintas, y por qué importa

En ProMe conviven dos tipos de datos personales que la ley trata de forma diferente. Confundirlos es el error más común y el que más caro sale, así que lo separamos desde el principio.

a) Tus datos como persona que usa ProMe

Tu nombre, correo, teléfono y los datos de tu negocio. Sobre estos nosotros somos el responsable, y todo este Aviso te aplica directamente.

b) Los datos de tus clientes o pacientes

Todo lo que tú cargas o capturas en ProMe sobre las personas que atiendes. Sobre esos datos el responsable eres tú: tú decides qué recabar, para qué y por cuánto tiempo. Nosotros actuamos únicamente como encargado, es decir, los tratamos siguiendo tus instrucciones y no para fines propios.

Como encargado nos obligamos a:

• Tratar esos datos solo para operar el Servicio que tú contrataste.
• No usarlos para fines propios ni transferirlos, salvo por instrucción tuya o mandato legal.
• Guardar confidencialidad y aplicar las medidas de seguridad de la sección 8.
• Devolvértelos o suprimirlos cuando termine la relación, según la sección 9.

Lo que ProMe no hace por ti. No redactamos, revisamos ni validamos tu aviso de privacidad, y no damos asesoría legal. El Servicio incluye una plantilla base que puedes editar y publicar bajo tu propia responsabilidad, y guarda evidencia de cuándo y por qué vía te dieron consentimiento. La declaración jurídica frente a tus clientes sigue siendo tuya.

3. Qué datos tratamos

Datos tuyos, como titular de la cuenta

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono.
• Datos de tu negocio: nombre, giro, domicilio, zona horaria, configuración y datos fiscales si emites facturas.
• Datos de facturación de tu suscripción. No almacenamos números de tarjeta: los procesa directamente nuestro proveedor de pagos.
• Datos fiscales tuyos, si pides factura de tu suscripción: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal, uso del CFDI y código postal. Los tratamos para emitir tu comprobante y cumplir nuestras obligaciones fiscales. Sobre estos datos somos responsables, no encargados — es la diferencia con los datos de tus clientes, que se explica en la sección 2. Si eliges no requerir factura, no te los pedimos y guardamos únicamente esa decisión con su fecha.
• Datos técnicos: registros de actividad dentro de la aplicación, dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y registros de error.

Datos de tus clientes o pacientes, que tú capturas

• Identificación y contacto: nombre, teléfono, correo, domicilio.
• Datos de operación: citas, ventas, pagos, notas de seguimiento y adjuntos que tú subas.
• Datos fiscales, si emites comprobantes: RFC, régimen fiscal y uso del CFDI.

Datos personales sensibles

ProMe no te pide datos personales sensibles. El Servicio no incluye campos para capturar estado de salud, información genética, creencias, afiliación sindical, opiniones políticas ni preferencia sexual. No los solicitamos y no construimos expediente clínico.

Lo que sí existe son campos de texto libre —notas de seguimiento, descripciones, archivos que tú adjuntes— donde puedes escribir lo que necesites. Si ahí capturas información sensible, entra al Servicio por decisión tuya y no porque te la hayamos pedido. En ese caso se trata igual que cualquier otro contenido que cargues: nosotros la alojamos como encargado, y el responsable de ese dato sigues siendo tú.

Si vas a registrar información sensible en notas, recuerda que la ley te exige consentimiento expreso y por escrito de la persona antes de tratarla. Esa obligación es tuya como responsable. ProMe te ayuda a dejar constancia de cuándo obtuviste el consentimiento y por qué vía, pero no lo sustituye ni verifica su alcance.

4. Para qué los tratamos

Finalidades necesarias para darte el Servicio (sin ellas no podemos operarlo):

• Crear y administrar tu cuenta, tu negocio y a tu equipo.
• Operar las funciones que uses: ventas, gastos, inventario, agenda, reservaciones y reportes.
• Enviar avisos que forman parte del Servicio: confirmaciones, recordatorios y notificaciones de solicitudes.
• Cobrar tu suscripción, calcular el impuesto que corresponda y emitir sus comprobantes fiscales.
• Dar soporte, detectar fallas y prevenir fraude o abuso.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales y requerimientos de autoridad.

Finalidades adicionales, a las que puedes oponerte sin que se afecte tu Servicio:

• Enviarte novedades del producto, contenido educativo o encuestas.
• Medir de forma agregada cómo se usa el Servicio para mejorarlo.

Para oponerte a las finalidades adicionales basta con escribirnos al correo de la sección 1.

5. Inteligencia artificial

Algunas funciones opcionales usan un proveedor de inteligencia artificial:

• Lectura de tickets: si tomas la foto de un ticket para capturar un gasto, esa imagen se envía al proveedor para extraer el monto, la fecha y el comercio. La imagen puede contener datos personales, según lo que aparezca en el ticket.
• Resúmenes de tu negocio: se envían cifras agregadas para redactar un texto explicativo.
• Atenea: cuando le preguntas algo, se envía al proveedor únicamente lo que hace falta para responderte: las cifras de la consulta que corresponda (resultados, saldos, cobros, pagos, inventario) y, según lo que preguntes, nombres de clientes o los datos de tu agenda. Solo se envía lo de tu negocio, y solo mientras dura la conversación.

Un aviso concreto sobre las notas. Las notas de tu agenda son texto libre: si le preguntas a Atenea por una cita, se envía la nota tal como la escribiste. ProMe no te pide datos de salud en ningún campo, pero si tú los anotaste ahí, viajan con la consulta. Si prefieres que no salgan, no los escribas en las notas o no le preguntes a Atenea por esa cita.

Dictado por voz. El campo de Atenea tiene un botón de micrófono. Lo transcribe tu navegador, no ProMe: nosotros recibimos el texto ya convertido y nunca el audio. Ahora bien, conviene que sepas algo que suele darse por sentado — la transcripción no ocurre dentro de tu teléfono: Chrome envía el audio a Google y Safari a Apple para convertirlo en texto. Eso pasa bajo la política de privacidad de tu navegador, no bajo la nuestra, y por eso no podemos responder por ese tratamiento. Si prefieres evitarlo, escribe en vez de dictar: el botón es opcional y no usarlo no cambia nada de Atenea.

No guardamos tus conversaciones con Atenea. El historial se queda solo en el navegador de tu dispositivo, para que puedas cerrar el panel y retomarlo; nunca llega a nuestros servidores y se borra solo tras 12 horas sin usarlo, al cerrar sesión o cuando tocas «Nueva conversación». De cada consulta guardamos únicamente un contador —fecha, modelo usado y cuántos datos se procesaron— para llevar la cuenta de lo incluido en tu plan. Ese registro no contiene ni tus preguntas ni las respuestas.

Estos datos se procesan únicamente para devolverte el resultado y, conforme a los términos comerciales de ese proveedor, no se usan para entrenar sus modelos. Ninguna decisión con efectos jurídicos o económicos se toma de forma automatizada: la inteligencia artificial propone y tú confirmas. En el Atenea eso es literal: puede preparar el borrador de una venta, un gasto o una cita, pero no registra nada hasta que tú aprietas el botón de confirmar.

6. Con quién los compartimos

No vendemos datos personales. Para operar el Servicio nos apoyamos en proveedores que los tratan por instrucción nuestra, bajo contrato y con obligaciones de confidencialidad:

• Supabase — base de datos y autenticación.
• Vercel — alojamiento de la aplicación.
• Anthropic — las funciones de inteligencia artificial de la sección 5.
• Stripe — cobro de suscripciones y datos de pago.
• Resend — envío de correos.
• Meta (WhatsApp Business) — envío de avisos por WhatsApp, si activas ese canal.
• Facturapi — timbrado de comprobantes fiscales, si emites facturas.
• Sentry — registro de errores para diagnosticar fallas.
• Upstash — control de abuso y límites de uso.
• Plausible — medición de uso del sitio, sin cookies y sin identificar personas.

Estas comunicaciones son remisiones a encargados, no transferencias a terceros con fines propios, por lo que no requieren tu consentimiento adicional. Fuera de estos casos, solo compartiríamos datos por mandato de autoridad competente o para cumplir una obligación legal.

Almacenamiento fuera de México

Nuestros proveedores operan infraestructura en Estados Unidos, y ahí es donde se almacenan y procesan los datos. Al usar el Servicio, reconoces y aceptas este tratamiento fuera del territorio nacional, sujeto a las mismas obligaciones de protección descritas en este Aviso.

7. Cookies y tecnologías similares

Usamos:

• Cookies necesarias — mantienen tu sesión iniciada y la seguridad de la aplicación. Sin ellas el Servicio no funciona, así que no pueden desactivarse desde la aplicación.
• Medición de uso — usamos Plausible, que no instala cookies, no crea perfiles y no sigue a personas entre sitios. Solo produce estadísticas agregadas de páginas visitadas.
• Registro de errores y rendimiento — cuando algo falla, y en una muestra de las visitas aunque nada falle, se envía información técnica (qué página, cuánto tardó, tipo de navegador) para poder corregir y acelerar el Servicio. Antes de enviarla quitamos los datos de tus clientes y los enlaces personales.
• Almacenamiento local — tu navegador guarda preferencias de la aplicación, como qué guías ya viste, y tu conversación con Atenea mientras la sigues usando. No se comparte ni se envía a nuestros servidores.

Puedes bloquear o borrar cookies desde tu navegador; si bloqueas las necesarias, no podrás iniciar sesión.

8. Cómo protegemos los datos

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables. Entre ellas:

• Cifrado en tránsito y en reposo.
• Aislamiento entre negocios aplicado en la propia base de datos, de modo que un negocio no puede leer los datos de otro.
• Permisos por rol, y controles adicionales para los datos sensibles.
• Registro de actividad relevante dentro de cada negocio.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera una vulneración que afecte significativamente tus derechos, te lo informaremos sin demora para que puedas tomar medidas.

9. Cuánto tiempo los conservamos

• Mientras tu cuenta esté activa, conservamos los datos necesarios para prestarte el Servicio.
• Si cancelas, conservamos tu información durante 90 días para que puedas exportarla o reactivar la cuenta. Pasado ese plazo la eliminamos o la anonimizamos de forma irreversible.
• Excepción: los datos que la ley nos obligue a conservar se guardan por el plazo legal aplicable, aunque hayas cancelado. Es el caso de los comprobantes fiscales de tu suscripción y los datos con los que se emitieron, que debemos conservar cinco años conforme a la legislación fiscal — ese plazo corre aunque el resto de tu información ya se haya eliminado.

10. Cómo limitar el uso de tus datos

Además de los derechos de la sección siguiente, puedes limitar el uso o divulgación de tus datos sin dejar de usar el Servicio:

• Comunicaciones del producto: cada correo informativo incluye un enlace para dejar de recibirlos, y puedes ajustar tus preferencias de aviso por correo y WhatsApp desde Configuración.
• Canal de WhatsApp: puedes desactivarlo en cualquier momento; los avisos seguirán llegándote por correo.
• Funciones de inteligencia artificial: son opcionales. Si no las usas, no se envía nada al proveedor descrito en la sección 5.
• Medición de uso: puedes bloquearla con las herramientas de tu navegador sin afectar el funcionamiento.
• Oposición a finalidades adicionales: escríbenos al correo de la sección 1 y dejaremos de tratarlos para esos fines.

11. Tus derechos ARCO

Tienes derecho a Acceder a tus datos, a Rectificarlos si son inexactos, a Cancelarlos cuando ya no sean necesarios y a Oponerte a usos específicos. También puedes revocar tu consentimiento en cualquier momento.

Escríbenos a privacidad@prome.com.mx con tu nombre, un medio para contestarte, la descripción clara de lo que pides y un documento que acredite tu identidad. Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles y, si procede, lo haremos efectivo dentro de los 15 días hábiles siguientes, conforme a la LFPDPPP.

Si eres cliente o paciente de un negocio que usa ProMe: dirige tu solicitud a ese negocio, no a nosotros. Él es el responsable de tus datos y quien puede atenderte. Si nos llega a nosotros, la canalizaremos con él.

Si consideras que tu solicitud no fue atendida debidamente, puedes acudir a la autoridad competente en materia de protección de datos personales.

12. Cambios a este Aviso

Podemos actualizarlo cuando cambien nuestras prácticas, el Servicio o la ley. Publicaremos siempre la versión vigente en esta página con su fecha de actualización, y cuando el cambio sea relevante te lo avisaremos por correo o dentro de la aplicación.

13. Consentimiento y revocación

Al crear tu cuenta marcas una casilla que confirma que leíste y aceptas este Aviso y los Términos y Condiciones. Guardamos la fecha de esa aceptación y la versión de los textos vigentes en ese momento, para que ambas partes puedan saber qué se aceptó y cuándo.

Puedes revocar tu consentimiento en cualquier momento escribiendo al correo de la sección 1. Ten presente que algunas finalidades son necesarias para prestarte el Servicio: si revocas tu consentimiento sobre ellas, tendremos que dar por terminada tu cuenta, con el plazo de conservación y exportación de la sección 9.

14. Menores de edad

ProMe no está dirigido a menores de edad y no creamos cuentas para ellos. Si tu negocio atiende a menores y registras sus datos, eres tú quien debe recabar el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o tutela, conforme a la ley.